Bei der itpag AG waren Abrechnungs‑, Buchhaltungs- und Zahlungsprozesse durch hohe Fallzahlen, individuelle Kundenanforderungen und komplexe Prüfmechanismen geprägt. Ziel war es, diese mithilfe von automatisierten Abrechnungsprozessen deutlich effizienter, fehlerfrei und revisionssicher zu gestalten.
itarius entwickelte eine individuelle Komplettlösung auf Basis von DocuWare, automatisierten Workflows und maßgeschneiderten Schnittstellen. Heute laufen zentrale Prozesse weitgehend automatisiert – inklusive Dunkelverarbeitung und revisionssicherer Übergabe an DATEV.
AUSGANGSSITUATION
Manuelle Abläufe in Abrechnung und Buchhaltung
Die itpag AG ist ein Unternehmen aus der Personalvermittlung mit stark wachsendem Kunden- und Belegvolumen. Mit steigender Anzahl an Kunden nahmen auch die fachlichen Sonderfälle und der Bearbeitungsaufwand in der Buchhaltung zu. Kernprobleme im Alltag:
- Eingehende Leistungsnachweise mussten manuell geprüft und weiterverarbeitet werden.
- Gutschriften wurden aufwendig erstellt und gepflegt.
- Eingangsrechnungen erforderten manuelles Kontieren.
- Mehrstufige Prüf- und Freigabeprozesse (4- bis 6‑Augenprinzip) waren schwer sauber abzubilden.
- Die Übergabe an DATEV und das Einhalten von Fristen waren sehr zeitintensiv.
Die Folge dieser Prozessvorgaben war eine hohe Belastung der Mitarbeitenden, ein sehr hoher Aufwand um Fehler zu vermeiden, und eine begrenzte Skalierbarkeit der Prozesse.
„Unsere Abläufe waren fachlich korrekt, aber nur mit sehr hohem Aufwand beherrschbar. Jeder zusätzliche Geschäftspartner hat den Aufwand spürbar erhöht.“
Keine Standardlösung – weder im DMS- noch im FiBu-Umfeld – konnte diese Kombination aus Automatisierung, Regelwerken und Freigabelogik abbilden.
ZIELSETZUNG
Effizienz durch automatisierte Abrechnungsprozesse
Ziel des Projekts war es, zentrale buchhalterische Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren, ohne dabei fachliche oder rechtliche Anforderungen zu übersehen.
- Automatisierte Erzeugung von ZUGFeRD-Rechnungen im Gutschriftsverfahren
- Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Einführung von STP (Straight Through Processing) für geeignete Fälle
- Regelbasierte Vorkontierung und Übergabe an DATEV
- Strukturierte Mehrfachprüfungen abhängig von Betragsgrenzen
- Spürbare Entlastung der Buchhaltung und Reduktion von Eingabefehlern
UMSETZUNG
Schrittweise Digitalisierung komplexer Workflows
Zu Beginn analysierte itarius die bestehende Systemlandschaft sowie die realen fachlichen Abläufe. Besonderes Augenmerk lag auf den Ausnahmen, Sonderfällen und internen Prüfregeln – nicht auf Idealprozessen.
Die Umsetzung erfolgte schrittweise im laufenden Betrieb. Alle Prozesse wurden GoBD- und revisionssicher aufgebaut. Mitarbeitende wurden frühzeitig eingebunden, um Akzeptanz und Transparenz sicherzustellen.
LÖSUNG
Nahtlose Workflows für Buchhaltung und Zahlungsfreigabe
Entstanden ist eine individuell entwickelte Komplettlösung, die mehrere Systeme und Prozesse nahtlos verbindet.
Kernbestandteile der Lösung:
- Automatisierte Verarbeitung eingehender Leistungsnachweise
- Erstellung von ZUGFeRD-Gutschriften direkt aus den geprüften Daten
- DocuWare-Workflows mit regelbasierter Vorkontierung
- Automatische Übergabe der Buchungsdaten an DATEV
- Umsetzung von STP (Dunkelverarbeitung) für definierte Standardfälle
- Abbildung komplexer Prüf- und Freigabelogiken (4–6 Augen, betragsabhängig)
Der Fokus lag nicht auf einzelnen Automatisierungsschritten, sondern auf einem stabilen, nachvollziehbaren End-to-End-Prozess.
ERGEBNIS
Mehr Transparenz und Effizienz durch automatisierte Abrechnungsprozesse
Nach der Umsetzung zeigen sich deutliche Verbesserungen im Tagesgeschäft:
- Deutliche Entlastung der Buchhaltung
- Stark reduzierte manuelle Tätigkeiten
- Minimierung von Eingabe- und Übertragungsfehlern
- Schnelle, strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse
- Skalierbare Abläufe trotz wachsender Kundenzahlen
- Hohe Transparenz und Revisionssicherheit über alle Schritte hinweg
Die Prozesse sind heute beherrschbar, auch bei steigender Komplexität.
WARUM ITARIUS
Individuelle Lösungen statt Standardzwang
Dieses Projekt war erfolgreich, weil itarius die bestehenden Abläufe nicht in vorgefertigte Standards gezwungen hat, sondern die fachlichen Anforderungen der itpag AG im Detail verstanden und technisch sauber umgesetzt hat, um automatisierte Abrechnungsprozesse zuverlässig zu realisieren.
Verstehen statt Standardisieren
Ausschlaggebend waren die Erfahrung mit komplexen DMS‑, Workflow- und Finanzbuchhaltungsprozessen, ein technologieoffenes Denken innerhalb des DMS-Kontexts sowie eine tiefe Kenntnis der DATEV-Anforderungen.
Ergänzt wurde dies durch die Fähigkeit, individuelle Regelwerke stabil zu automatisieren. So entstand eine Lösung, die nicht nur zuverlässig funktioniert, sondern mit dem Unternehmen mitwachsen kann.