Kassenabschluss umgestellt — von fehlerbehaftet zu zeitsparend effizient
Bei der Wehrmann GmbH war der Kassenabschluss lange ein manueller Prozess. Die Daten mussten mehrfach erfasst und anschließend von Hand an DATEV übergeben werden. Das kostete viel Zeit, führte zu Fehlern und machte die Abläufe schwer nachvollziehbar. Eine passende Standardlösung gab es dafür nicht.
itarius entwickelte eine individuelle Lösung mit DocuWare. Der Kassenabschluss läuft heute automatisch und wird direkt an DATEV übergeben. Prüfungen und Buchungen erfolgen nun strukturiert und revisionssicher. Das Unternehmen spart durch die Veränderung viel Zeit. Mindestens eine Stunde pro Tag kann für anderes aufgewandt werden. Außerdem sind Fehler fast ausgeschlossen.
Ausgangssituation
Die Wehrmann GmbH ist ein Augsburger Unternehmen aus der Automobilbranche mit rund 30 Mitarbeitenden. Die Abläufe waren größtenteils manuell, als ERP-Software kam und kommt INFA zum Einsatz. Für die Finanzbuchhaltung wird DATEV DUO verwendet sowie DocuWare als digitales Dokumentenmanagementsystem.
Trotz der guten technischen Ausstattung gab es im Alltag ein zentrales Problem: Der Kassenabschluss aus dem Verkaufsladen war vollständig manuell. Der tägliche Abschluss musste von Hand erstellt, in DATEV erfasst und dokumentiert werden. Das dauerte und es kam häufig zu Fehlern. Zusatzproblem: die Abläufe waren schwer nachvollziehbar.
„Vom Kassenabschluss bis zum Buchen passieren zu viele Fehler, und es dauert einfach zu lange.“
Eine technische Standardlösung gab es nicht, da der gesamte Prozess bisher manuell ablief.
Zielsetzung
Ziel war es, den Kassenabschluss vollständig zu automatisieren. Die Daten sollten direkt aus der Kasse übernommen und ohne manuelle Schritte an DATEV übergeben werden. Gleichzeitig sollte der gesamte Ablauf revisionssicher sein und jederzeit nachvollzogen werden können. Wichtig war außerdem, den täglichen Aufwand für die Mitarbeitenden deutlich zu reduzieren.
Umsetzung
Die Integration erfolgte ohne zusätzliche Installationen und ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs. Trotz engem Zeitrahmen wurde die Lösung stabil umgesetzt. Alle GoBD- und Revisionsanforderungen wurden berücksichtigt. Das Team der Wehrmann GmbH wurde während der Einführung eng begleitet und geschult.
Lösung
itarius analysierte die bestehende Systemlandschaft und die tatsächlichen Abläufe im Betrieb. Auf dieser Basis wurde eine individuelle Lösung umgesetzt.
Kern der Lösung war:
- der automatisierte Import der Kassenabschlussdaten,
- ein angepasster DocuWare-Workflow zur Prüfung und Kontierung,
- die automatische Übergabe der Daten an DATEV,
- die Einführung einer neuen Kasse (Vectron), passend zum automatisierten Prozess.
Der Fokus lag nicht auf einzelnen Funktionen, sondern auf einem durchgängigen und zuverlässigen Ablauf.
Ergebnis
Nach der Umsetzung zeigte sich ein klarer Nutzen:
- mindestens eine Stunde Zeitersparnis pro Tag,
- kein manuelles Erfassen mehr,
- deutlich weniger Fehler,
- schnelle und klare Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge.
Der Kassenabschluss ist heute einfacher, sicherer und deutlich effizienter.
Warum itarius?
Das Projekt war erfolgreich, weil itarius die Abläufe im Unternehmen verstanden hat. Die Lösung wurde flexibel entwickelt und genau an die vorhandenen Systeme angepasst. Besonders wichtig für den Kunden war das Vertrauen in eine saubere und verlässliche Umsetzung.