Das IEF-Modul Auto-Confirm bietet eine automatische Bestätigungsfunktion für Workflow-Aufgaben. Diese Erweiterung ist Teil von IEF (Import-Export-Facility), das auf DocuWare, das entsprechende Archiv und den Workflow zugreift.
Mit diesen Informationen kann das Modul automatisch alle offenen Workflow-Entscheidungen bestätigen, ohne dass ein Anwender jede Aufgabe einzeln öffnen muss.
In vielen Unternehmen laufen Workflows in DocuWare automatisch ab: sie starten beim Eingang eines Dokuments, steuern Zustimmungen oder Weiterleitungen und sorgen für geordnete, nachvollziehbare Prozesse.
Doch in bestimmten Fällen können unerwartete Fehler dazu führen, dass Hunderte von Workflow-Aufgaben gleichzeitig bestätigt werden müssen – ein zeitaufwendiger und frustrierender manueller Prozess.
DocuWare selbst bietet ein umfangreiches Workflow-Management zur Automatisierung von Aufgaben und Prozessschritten.
Allerdings gibt es Situationen, in denen ein Fehler dazu führt, dass viele Aufgaben gleichzeitig im System hängenbleiben und ein Benutzer sie einzeln bestätigen muss – selbst wenn es sich z. B. nur um eine technische Störung handelt.
Herausforderung
Stellen Sie sich vor: Durch einen technischen Fehler – zum Beispiel wenn eine Datenbank kurzzeitig nicht erreichbar ist – werden plötzlich sehr viele Workflow-Aufgaben erzeugt, die darauf warten, bestätigt zu werden.
Normalerweise öffnet ein Mitarbeiter den Workflow-Manager und klickt jede Aufgabe einzeln durch, um sie abzuschließen oder weiterzugeben. Besonders in Unternehmen mit hohem Dokumenten- und Aufgabenvolumen ist diese manuelle Massenarbeit nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Dokumentenfluss wieder herstellen
Um diesen Engpass zu lösen, hat itarius eine automatische Bestätigungsfunktion für Workflow-Aufgaben entwickelt. Diese Erweiterung ist Teil des IEF-Moduls (Import-Export-Facility), das über die Kommandozeile ausgeführt wird und dabei auf DocuWare, das entsprechende Archiv und den Workflow zugreift.
Mit diesen Informationen kann das Modul automatisch alle offenen Workflow-Entscheidungen bestätigen, ohne dass ein Anwender jede Aufgabe einzeln öffnen muss.
Gerade wenn beim DW-Local-Database-Connector einmal kein Zugriff möglich ist und viele Aufgaben gleichzeitig im System landen – etwa durch sogenannte General-Error-Aufgaben – ermöglicht diese Funktion, den Betrieb schnell wieder in Gang zu bringen, ohne tagelange manuelle Arbeit.
In digitalen Dokumenten- und Workflow-Prozessen zählt Effizienz. Jede Stunde, die ein Mitarbeiter damit verbringt, Routine-Aufgaben manuell abzuarbeiten, fehlt an anderer Stelle für wertschöpfende Arbeit.
Durch die automatische Bestätigungsfunktion wird dieser Aufwand deutlich reduziert – Zeit und Ressourcen bleiben dort, wo sie wirklich gebraucht werden.
itarius ergänzt DocuWare gezielt dort, wo Standardprozesse an ihre Grenzen stoßen: Wenn in Folge eines Fehlers Hunderte von Workflow-Aufgaben entstehen, übernimmt das IEF-Modul automatisch.
Damit werden nicht nur Aufwand und Fehler reduziert, sondern gleichzeitig die Betriebsstabilität und Produktivität erhöht.