DW StoreGreen von Itarius archiviert vollständig sichere („grünen“) Belege automatisch, ohne dass ein Benutzer jedes einzelne Dokument anfassen muss. Anschließend starten, wie gewohnt, die implementierten weiteren Prozesse.
Für viele Unternehmen ist die digitale Dokumentenverwaltung mit DocuWare ein zentraler Baustein zur Ablösung manueller Ablageprozesse.
DocuWare bietet dabei eine intelligente automatische Indexierung, die Inhalte von Dokumenten erkennt, Daten extrahiert und so die Ablage erleichtert – ein großer Vorteil gegenüber reiner Papierarbeit oder klassischer Dateisystem-Ablage.
DocuWare nutzt eine Technologie namens Intelligent Indexing. Dabei werden Dokumente – z. B. Rechnungen, Belege, PDFs – analysiert und Index-Daten (z. B. Datum, Absender, Betrag) automatisch vorgeschlagen.
In der Praxis bedeutet das: Viele Belege müssen gar nicht mehr manuell indexiert werden, sondern DocuWare schlägt die richtigen Indexfeld-Werte automatisch vor und macht so den Prozess deutlich effizienter als herkömmliche Methoden.
Ampelsystem bei Docuware
Modi der Indexierung von Dokumenten
Grün: DocuWare ist sich sehr sicher, dass die erkannten Daten korrekt sind.
Gelb & Rot: Weniger sicher oder fehlende Daten – hier muss der Mensch nacharbeiten.
Diese intelligente Erkennung lernt außerdem mit jeder Korrektur dazu.
Dokumentenfluss weiter automatisieren
Wie funktioniert DW StoreGreen?
itarius erweitert den Docuware-Standard, um einen typischen Schmerzpunkt im täglichen Arbeiten zu lösen:
Wenn sehr viele Dokumente im DocuWare-Briefkorb liegen und alle bereits „grün“ erkannt wurden, muss ein Anwender sie normalerweise noch einzeln auswählen und ablegen – das kann bei großen Mengen sehr zeitaufwendig und auch fehleranfällig sein.
DWStoreGreen spart Zeit und Konzentration
Das Tool archiviert genau diese vollständig sicheren („grünen“) Belege automatisch, ohne dass der jeweilige Bearbeiter die Dokumente einzeln aktiv bewegen muss. Anschließend starten alle auf die Archivierung aufbauenden, weiteren Prozesse wie gewohnt.
Rechenbeispiel für die Vorteile
Stellen Sie sich die Verringerung der wiederkehrenden Klickarbeiten vor — hier ein kleines Rechenbeispiel:
Bei 200 Belegen jeden Tag sind vielleicht (firmenabhängig) 150 grün. Markieren, Archiv-Daten wählen und ablegen kostet ca. 5 Minuten für den motivierten Mitarbeiter. Das sind im Jahr schon mehr als 3 Arbeitstage. Etwaige Ablagefehler und gesunkene Motivation für die Bearbeitung der gelben und roten Index-Fälle noch gar nicht mitgerechnet.
Fazit: Automatisch gepflegtes Archiv
Jede Woche hunderte Rechnungen und Belegen im digitalen Eingangskorb haben, aber nur noch die bearbeiten müssen, die der Nacharbeit bedürfen, dass ist die Idee hinter unserem Tool.
Das spart Zeit, reduziert wiederkehrende, vermeidbare Arbeiten und lässt den Mitarbeiter schneller an wirklich komplexen Fällen arbeiten, die eine menschliche Beurteilung benötigen.
- Ohne itarius: Du siehst, dass DocuWare viele Belege automatisch gut erkennt – aber du musst sie trotzdem einzeln zur „Ablage“ bestätigen.
- Mit itarius: DocuWare erkennt die wirklich sicheren Indexierungen (die „grünen“) und itarius legt sie automatisch ab, ohne manuellen Klickaufwand.