Der E‑Rechnungs-Extraktor von itarius erkennt automatisch alle in einer E‑Rechnung enthaltenen binären Anhänge – auch im MPOS-Format – und verarbeitet sie strukturiert weiter.
Viele Unternehmen archivieren elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD mit DocuWare revisionssicher und verarbeiten sie automatisiert weiter. Die strukturierten XML-Daten werden dabei erkannt und für Indexierung sowie Workflows genutzt.
In der Praxis enthalten E‑Rechnungen jedoch häufig zusätzliche, binär eingebettete Dateien – etwa ergänzende Belege oder digitale Anhänge im MPOS-Format. Diese Bestandteile sind technisch Teil der Rechnung, werden im Standard jedoch nicht automatisch als separate Dokumente sichtbar gemacht.
Herausforderung
Eingebettete Anlagen nutzbar machen
Wenn wichtige Zusatzdokumente innerhalb einer E‑Rechnung eingebettet sind, stehen sie für Freigabeprozesse, Prüfungen oder Weiterleitungen nicht ohne Weiteres separat zur Verfügung. Ohne spezielle Lösung müssen diese Inhalte manuell extrahiert oder bleiben ungenutzt im Hintergrund.
Gerade bei komplexen Rechnungsprozessen kann dies zu Mehraufwand und Medienbrüchen führen.
Erkennen und verarbeiten
Wie funktioniert das E‑Rechnung-Extraktor?
Der E‑Rechnungs-Extraktor von itarius erkennt automatisch alle in einer E‑Rechnung enthaltenen binären Anhänge – auch im MPOS-Format – und verarbeitet sie strukturiert weiter.
Dabei können die eingebetteten Dateien:
- als eigenständige Dokumente abgelegt werden
- mit derselben Belegnummer wie das Original versehen werden
- optional mit einer fortlaufenden Kennzeichnung ergänzt werden
So stehen sämtliche Bestandteile einer E‑Rechnung unmittelbar im Archiv zur Verfügung und können in bestehende Workflows eingebunden werden.
| Funktion | DocuWare Standard | E‑Rechnung-Extraktor |
|---|---|---|
| Verarbeitung strukturierter E‑Rechnungen | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Automatische Extraktion eingebetteter Anhänge | − begrenzt | ✓ Ja |
| Extraktion zusätzlicher Dokumente aus E‑Rechnung | ⨯ nicht vorhanden | ✓ Ja |
Fazit: Vollständigkeit im Archiv und in der Weiterverarbeitung
Mit dem E‑Rechnungs-Extraktor erweitert itarius die E‑Rechnungsverarbeitung in DocuWare gezielt um die automatische Extraktion eingebetteter Anlagen.
Sie stellen damit sicher, dass alle relevanten Dokumentbestandteile vollständig archiviert, transparent verfügbar und ohne manuelle Zwischenschritte weiterverarbeitet werden können.