Der IEF-Mailrobot ist Ihr neuer E‑Mail-Automat. Er kann aus DocuWare heraus Mails erzeugen und versenden, mit jeweils individuell konfigurierbaren Texten und Anhängen, von konfigurierbaren Absendadressen.
Bei der digitalen Dokumentenverarbeitung werden häufig an den automatisierten Versand von Informationen oder Belegen per E‑Mail direkt aus DocuWare heraus besondere Ansprüche gestellt.
Ohne ergänzende Tools bleibt dies im Standard oft ein manueller Prozess. Der itarius IEF-Baukasten (“Import-Export-Facility (IEF)”) bietet eine Erweiterung für DocuWare in diesem Bereich. Der IEF-Mailrobot automatisiert den E‑Mail-Versand nach individuellen Vorgaben und Workflows.
Wie DocuWare E‑Mails normalerweise versendet
Für den ausgehenden Versand von E‑Mails mit Dokumenten oder Informationen aus dem Archiv steht im Standard eine Automatisierung zur Verfügung, welche E‑Mails von einer Absenderadresse versenden kann.
Sollen Dokument von verschiedenen Adressen versendet werden, müssen Mitarbeiter dies manuell durchführen oder auf externe Systeme zurückgreifen.
Herausforderung
Automatisierte E‑Mails aus DocuWare heraus
In der Praxis besteht häufig die Anforderung, Dokumente oder Informationen aus DocuWare automatisiert per E‑Mail zu versenden – etwa zur Übergabe von Belegen an Kunden, Lieferanten oder andere Abteilungen.
Dabei soll, je nach Situation, eine unterschiedliche Absender-E-Mail-Adresse benutzt werden. Außerdem sind nicht nur einzelne Belege zu versenden, sondern auch Dateien-Cluster, die inhaltlich zusammengehören. Ohne Automatisierung entstehen dabei oft:
- zusätzlicher manueller Aufwand
- potenzielle Fehlerquellen bei der Ablage
- verringerte Effizienz bei der normalen Arbeit
E‑Mail-Versand automatisch
Wie funktioniert der IEF-Mailrobot?
Der Workflow beginnt typischerweise mit einem Trigger-Dokument, etwa einer Eingangsrechnung. Sobald dieses ausgelöst wird, erzeugt der IEF-Mailrobot eine E‑Mail, zieht die passenden Belege hinzu und versendet diese automatisiert an die gewünschten Empfänger.
Die wichtigsten Merkmale des IEF-Mailrobots:
- Parametrisierbarer E‑Mail-Text und Logo – Der Inhalt der E‑Mails lässt sich an Ihre Corporate-Design-Vorgaben und Kommunikationsanforderungen anpassen.
Die verwendeten Elemente können ja nach Situation, insofern dies gewünscht wird, in Docuware von Ihnen verwaltet werden. Auch entsprechende Regeln dazu können, einmal etabliert, von Ihnen verwaltet werden. - Anhänge aus ausgewählten Indexfeldern – Sie können festlegen, welche Dokumente oder Zusatzdateien als Anhang versendet werden, zum Beispiel bestimmte Rechnungs- oder Lieferschein-Dokumente.
- Belege mit Bezug auf eine Referenz – Der IEF-Mailrobot kann beispielsweise alle Dokumente mit einer gemeinsamen Rechnungsnummer oder einem Stichwort zusammenfassen und versenden. Das erleichtert die automatische Auslieferung zusammengehöriger Archiveinheiten.
Fazit: Weniger Handarbeit beim E‑Mail-Versand
Der IEF-Mailrobot ergänzt DocuWare dort, wo Standardfunktionen an Grenzen stoßen: beim automatisierten, regelbasierten Versand von E‑Mails inklusive passender Dokumentanhänge direkt aus dem Archiv heraus. Damit reduzieren Sie manuelle Arbeit, steigern die Effizienz Ihrer Kommunikation und vermeiden Fehler durch wiederkehrende manuelle Schritte.
So wird aus dem Standard-E-Mail-Versand ein automatisiertes und effizientes Verfahren. Dort, wo DocuWare bereits zuverlässig Dokumente archiviert und verwaltet, setzt itarius an und ermöglicht Ihnen, regelbasiert E‑Mails mit passenden Belegen direkt aus dem System heraus zu erstellen und zu versenden. Diese Ergänzung spart Zeit, reduziert Fehler und stärkt die Automatisierung Ihrer Dokumentenprozesse.