DIGITALISIERUNG FÜR STÄDTE, GEMEINDEN & ÖFFENTLICH-RECHTLICHE EINRICHTUNGEN

Vier gesetzliche Anforderungen. Eine Systementscheidung.

Die Fristen zu E‑Akte, OZG, E‑Rechnung und EU-KI-Verordnung sind in Ihrer Verwaltung bekannt. Offen bleibt meist die Frage, mit welchem System lassen sich alle vier in der Veraktung abbilden.

Termin für ein Gespräch anfragen

Diese Übersicht fasst die vier maßgeblichen Rechtsgrundlagen zusammen und zeigt, an welcher Stelle sich Aufwand durch ein gemeinsames System statt getrennter Einzellösungen reduzieren lässt.

Die vier maßgeblichen Rechtsgrundlagen

EGovG · § 9 · Frist 01.01.2026

E‑Akte

Kulanzregelungen verschieben den Termin in Teilbereichen um bis zu ein Jahr, ändern aber nichts an der grundsätzlichen Umsetzungspflicht zur elektronischen Aktenführung.

OZG-ÄndG · § 6 EGovG

Ende-zu-Ende-Digitalisierung

Die gesetzliche Definition schließt die Veraktung in der elektronischen Akte ausdrücklich ein. Ein Online-Formular ohne Anbindung an ein Aktensystem erfüllt die Anforderung nicht vollständig.

UStG · GoBD

E‑Rechnungseingang

Die Archivierungspflicht greift ab der ersten eingehenden XML-Rechnung, unabhängig vom Volumen. Postfach- oder Ordnerablage genügt den Anforderungen an Unveränderbarkeit nicht.

KI-VO · Art.4 · ab 03.08.2026

KI-Kompetenznachweis

Mit jeder KI-Funktion in einem neu eingeführten System entsteht zugleich die Pflicht zum Kompetenznachweis nach Art. 4 KI-VO.

KONSEQUENZ FÜR DIE SYSTEMWAHL

Die Überlagerung, nicht die Einzelfrist

Keine der vier Anforderungen begründet für sich allein eine Systementscheidung. In der Überlagerung zeigt sich jedoch ein wiederkehrendes Muster: Aktenführung, Antragsbearbeitung, Rechnungseingang und KI-Einsatz verlangen dieselben Grundfunktionen — revisionssichere Ablage, strukturierte Datenübergabe, dokumentierte Prozesse.

Diese Grundfunktionen lassen sich in einem System abbilden oder in getrennten Lösungen mit jeweils eigenem Pflege- und Schulungsaufwand.

SYSTEM FÜR ALLE ANFORDERUNGEN

DocuWare als gemeinsame Grundlage

itarius setzt DocuWare bei Kommunen und öffentlich-rechtlichen Einrichtungen im Münchner Raum um:

für Aktenführung,
Rechnungseingang,
Interne Prozessabläufe und
Nachweisführung in einem System.

Anforderung	Lösung in DocuWare
Revisionssichere E‑Akte	Unveränderbare, GoBD-konforme Ablage mit vollständigem Audit-Trail
Medienbruchfreier Onlinezugang (E2E)	Etablierung von Ablage und Interaktionsprozessen für allgemeine und Fachverfahren
E‑Rechnungseingang	Automatisierte Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD in Eingang und Ausgang
KI-Kompetenznachweis	Dokumentierte Prozesse, individualisierbare Schulung und sicher archivierte Nachweise

Bedienung ohne IT-Vorkenntnisse

Die tägliche Bedienung – Ablage, Suche, Freigabe – erfordert keine IT-Vorkenntnisse. Die Konfiguration von Workflows und Schnittstellen übernimmt itarius bei der Einführung. Für die weiterführende Schulung gibt es die DocuWare-Academy, die mit weitreichenden interaktiven Angeboten einen schnellen Lernerfolg bringt.

Standort & Datenschutz

Die DocuWare GmbH hat ihren Sitz in Germering bei München.

Für Cloud-Services gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, die Datenspeicherung europäischer Kunden erfolgt innerhalb der EU. Für weitergehende Anforderungen ist eine On-Premises-Installation im eigenen Rechenzentrum der Verwaltung möglich.

Gespräch zur praktischen Umsetzung

Ein unverbindliches Gespräch — 30 Minuten — ordnet Ihre Anforderungen in den Kontext Ihrer internen Abläufe in der Verwaltung ein und zeigt die technische Umsetzung mit DocuWare.

E‑MAIL: [email protected]
TELEFON: +49 89 6157 3518
STANDORT: GARCHING / MÜNCHEN

Vier gesetz­liche Anfor­de­rungen. Eine Sys­tem­ent­schei­dung.

Die vier maß­geb­li­chen Rechts­grund­lagen

E‑Akte

Ende-zu-Ende-Digi­ta­li­sie­rung

E‑Rechnungseingang

KI-Kom­pe­tenz­nach­weis

Die Über­la­ge­rung, nicht die Ein­zel­frist

Docu­Ware als gemein­same Grund­lage

Bedie­nung ohne IT-Vor­kennt­nisse

Standort & Daten­schutz

Gespräch zur prak­ti­schen Umset­zung

itarius GmbH

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