Ist Ihre Apotheke bereit?
Ab dem 1.1.2027 wird die E‑Rechnung für praktisch jede Apotheke zur Pflicht. Ihr Apothekenverwaltungssystem (AVS) kann E‑Rechnungen empfangen – archivieren, validieren und freigeben funktioniert aber meist nicht GoBD-konform und prüfungssicher.
Bis Ende 2026 reicht noch eine PDF-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers. Danach nicht mehr. DocuWare übernimmt Empfang, Prüfung, Freigabe und zehn Jahre revisionssichere Archivierung – abgestimmt auf Ihr bestehendes System.
Ihr Warenwirtschaftssystem ist gut im Bestellen. Nicht im Archivieren.
Der Weg zum Großhandel läuft längst automatisiert – Bestellung, Lieferung, Abrechnung, alles über MSV3 direkt aus Ihrer Warenwirtschaft. Dort liegt eher selten der Nachholbedarf.
Probleme ergeben sich eher dort, wo der Großhandel nicht involviert ist: Steuerberater, Handwerker, IT-Dienstleister, Vermieter oder kleinere Lieferanten. Diese Rechnungen kommen ab 2027 im neuen, strukturierten E‑Rechnungsformat – XRechnung oder ZUGFeRD. Ihr internes System kann das eventuell noch empfangen, aber meist nicht validieren.
Ob das System die Rechnung dann für die nächsten zehn Jahre unveränderbar archiviert, mit lückenlosem Prüfpfad versieht und automatisch zur Freigabe an Sie und Ihren Steuerberater weiterleitet, sind weitere wichtige Fragen.
Selbst Hersteller von Apothekensoftware empfehlen an dieser Stelle ein eigenständiges Dokumentenmanagementsystem – die Archivierung ist schlicht nicht die Aufgabe einer Warenwirtschaft.
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