E‑Akte in kleinen Kommunen — EGovG · § 9 · Frist 01.01.2026

E‑Akte ohne eigenes IT-Team: Wie kleine Gemeinden die Einführung stemmen

In größeren Verwaltungen übernimmt eine eigene Projektgruppe die Einführung der E‑Akte: Vertreter aus IT, Organisation, Archiv und den Fachbereichen, über Monate hinweg freigestellt. Für kleine und mittlere Kommunen ist das selten eine realistische Option – es fehlt schlicht das Personal, um eine solche Gruppe neben dem Tagesgeschäft zu besetzen.

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Die gesetzliche Umstellungspflicht gilt trotzdem unabhängig von der Verwaltungsgröße. Rollenverteilung und ein realistisches Phasenmodell zeigen, wie sich die Einführung auch mit begrenzten Ressourcen bewältigen lässt.

Wer tatsächlich eingebunden werden muss

Die Einführung der E‑Akte ist keine reine IT-Aufgabe. Zwei Rollen sind unverzichtbar: das Kommunalarchiv, zuständig für Schriftgutverwaltung und Aussonderung, und die für Organisation und Informationstechnologie zuständige Stelle. In kleinen Kommunen fallen diese Zuständigkeiten häufig auf eine einzige Person oder werden extern abgedeckt.

Das ist kein Mangel, sondern die realistische Ausgangslage, mit der zu planen ist. Nicht jede Fachabteilung muss von Anfang an eingebunden werden. Sinnvoller ist eine Priorisierung nach Aktenvolumen und rechtlicher Relevanz (wer im Detail welche Aufgabe übernimmt).

Ein abgespecktes Phasenmodell

Statt die gesamte Verwaltung in einem Schritt umzustellen, empfiehlt sich ein dreistufiges Vorgehen:

eine Bestandsaufnahme des vorhandenen Aktenbestands als Grundlage,
ein einzelner Pilotbereich, an dem sich Aktenplan und Berechtigungskonzept in der Praxis bewähren, bevor sie verwaltungsweit ausgerollt werden, und erst danach
die schrittweise Ausweitung auf weitere Fachbereiche

Das Phasenmodell im Detail

INFORMATION UND UMSETZUNGSERFAHRUNG

Wo externe Unterstützung sinnvoll ansetzt

Die Konfiguration eines Aktensystems, die Anbindung an bestehende Fachverfahren und die Schulung der Mitarbeitenden sind die Aufgaben, bei denen kleine Verwaltungen am ehesten an ihre personellen Grenzen stoßen – nicht, weil die Aufgaben komplex sind, sondern weil die Zeit dafür im laufenden Betrieb fehlt.

Genau hier setzt die Zusammenarbeit mit einem Implementierungspartner an, der die Konfigurationstiefe übernimmt, während die tägliche Bedienung für die Mitarbeitenden ohne IT-Vorkenntnisse handhabbar bleibt.

Wie ein vollständiges System für Aktenführung, Rechnungseingang und Nachweisführung aussieht, zeigt die Übersicht zu DocuWare für Kommunen.

Seitenüberblick

Rollen im Detail | Das Phasenmodell im Detail | Was regelt der Standard xdomea | Häufige Fragen

Rollen im Detail

Das Phasenmodell im Detail

Was regelt der Standard xdomea

Häufige Fragen

ROLLEN IM DETAIL

Wer macht was bei E‑Akten in kleinen Kommunen?

Vier Rollen sind bei der Einführung relevant, unabhängig von der Verwaltungsgröße: Das Kommunalarchiv bewertet, welche Akten dauerhaft aufzubewahren sind, und regelt die Aussonderung. Die für Organisation und IT zuständige Stelle verantwortet die technische Umsetzung, insbesondere das Berechtigungskonzept. Die jeweilige Fachbereichsleitung gibt den Aktenplan für ihren Bereich inhaltlich frei. Die Amtsleitung entscheidet über Ressourcen und Zeitplan.

In kleinen Kommunen bündeln sich diese Rollen häufig auf zwei, manchmal auf eine Person. Das ist kein Verstoß gegen die Vorgaben – die archivarische Bewertung lässt sich zum Beispiel über die Fachaufsicht des zuständigen Kreisarchivs abdecken, wenn keine eigene Archivfachkraft vorhanden ist. Entscheidend ist nicht, dass jede Rolle personell getrennt besetzt ist, sondern dass jede Funktion irgendwo verankert ist.

	Funktion
Kommunalarchiv	Bewertung, welche Akten dauerhaft aufzubewahren sind, und Regelung, welche Akten auszusondern sind.
Organisation/IT	Verantwortung für die technische Umsetzung, insbesondere für das Berechtigungskonzept.
Fachbereichsleitung	Inhaltliche Freigabe des Aktenplans für den eigenen Bereich
Amtsleitung	Entscheidung über den Ressourcen-Einsatz und den Zeitplan des Digitalisierungsprojektes

PHASEN IM DETAIL

Welcher Ablauf ist optimal für kleine Kommunen?

Bestandsaufnahme (ca. 4–6 Wochen): Abgleich des bestehenden Aktenplans mit dem tatsächlichen Aktenbestand, Erhebung des Digitalisierungsgrads je Fachbereich, Priorisierung nach Volumen und Bearbeitungsfristen.

Pilotbereich (ca. 2–3 Monate): Ausgewählt wird ein Bereich mit hohem, aber überschaubarem Aktenvolumen und klar abgegrenzten Beteiligten – oft eignet sich die Bauverwaltung oder das Ordnungsamt. Am Ende der Pilotphase liegen ein geprüfter Aktenplan, ein funktionierendes Berechtigungskonzept und erste Schulungsunterlagen vor.

Ausweitung (laufend): Die Reihenfolge der übrigen Fachbereiche richtet sich nach der in Phase 1 erstellten Priorisierung, nicht nach organisatorischer Bequemlichkeit.

XDOMEA IM DETAIL

Was der xdomea-Standard konkret regelt?

Vier Rollen sind bei der Einführung der E‑Akte in kleinen Kommunen relevant, unabhängig von der Verwaltungsgröße: Das Kommunalarchiv bewertet, welche Akten dauerhaft aufzubewahren sind, und regelt die Aussonderung. Die für Organisation und IT zuständige Stelle verantwortet die technische Umsetzung, insbesondere das Berechtigungskonzept. Die jeweilige Fachbereichsleitung gibt den Aktenplan für ihren Bereich inhaltlich frei. Die Amtsleitung entscheidet über Ressourcen und Zeitplan.

In kleinen Kommunen bündeln sich diese Rollen häufig auf zwei, manchmal auf eine Person. Das ist kein Verstoß gegen die Vorgaben – die archivarische Bewertung lässt sich zum Beispiel über die Fachaufsicht des zuständigen Kreisarchivs abdecken, wenn keine eigene Archivfachkraft vorhanden ist. Entscheidend ist nicht, dass jede Rolle personell getrennt besetzt ist, sondern dass jede Funktion irgendwo verankert ist.

FAQ zur Einführung der E‑Akte in kleinen Kommunen

Häufige Fragen aus der Verwaltung

Muss alles auf einmal umgestellt werden?

Nein – das Phasenmodell sieht ausdrücklich einen einzelnen Pilotbereich vor, bevor weitere Fachbereiche folgen.

Was passiert, wenn die zuständige Person die Stelle wechselt?

Ein sauber geführtes Berechtigungs- und Prozesskonzept übersteht einen Personalwechsel, eine informelle Zuständigkeit nicht – genau deshalb sollten Rollen und nicht Personen dokumentiert werden.

In welcher Phase ist es sinnvoll, externe Digitalisierungsexperten einzubinden?

Spätestens ab dem Pilotbereich, weil dort die technische Konfiguration, die Schnittstellen zu Fachverfahren und das Berechtigungskonzept entstehen – an diesen Punkten lassen sich Fehler später am teuersten korrigieren.

Eine frühere Einbindung schon während der Bestandsaufnahme kann zusätzlich helfen, den Aktenbestand realistisch einzuschätzen, ist aber nicht zwingend.

Wovon hängen die Kosten ab?

Im Wesentlichen von drei Faktoren: Aktenvolumen, Anzahl der anzubindenden Fachverfahren und Schulungsaufwand – nicht von der Verwaltungsgröße allein.

Welche DMS-Systeme werden von übergeordneten Stellen empfohlen – oder haben Sie die freie Wahl?

Rechtlich besteht freie Wahl, begrenzt nur durch die Vorgaben des Vergaberechts – eine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten System gibt es nicht. In der Praxis haben sich je nach Bundesland und genutzten Fachverfahren unterschiedliche Lösungen etabliert; ausschlaggebend sollte die Anbindung an die konkret genutzten Fachverfahren sein, unabhängig vom Hersteller.

Einführung E‑Akte in kleinen Kommunen

Gespräch zur praktischen Umsetzung

Ein unverbindliches Gespräch — 30 Minuten — ordnet Ihre Anforderungen in den Kontext Ihrer internen Abläufe in der Verwaltung ein und zeigt die technische Umsetzung mit DocuWare.

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TELEFON: +49 89 6157 3518
STANDORT: GARCHING / MÜNCHEN

E‑Akte ohne eigenes IT-Team: Wie kleine Gemeinden die Einführung stemmen

Wer tatsächlich eingebunden werden muss

Ein abgespecktes Phasenmodell

Wo externe Unterstützung sinnvoll ansetzt

Seitenüberblick

Wer macht was bei E‑Akten in kleinen Kommunen?

Welcher Ablauf ist optimal für kleine Kommunen?

Was der xdomea-Standard konkret regelt?

Häufige Fragen aus der Verwaltung

Gespräch zur praktischen Umsetzung

itarius GmbH

Sitz

E‑Akte ohne eigenes IT-Team: Wie kleine Gemeinden die Ein­füh­rung stemmen

Wer tat­säch­lich ein­ge­bunden werden muss

Ein abge­specktes Pha­sen­mo­dell

Wo externe Unter­stüt­zung sinn­voll ansetzt

Seiten­überblick

Wer macht was bei E‑Akten in kleinen Kom­munen?

Wel­cher Ablauf ist optimal für kleine Kom­munen?

Was der xdomea-Stan­dard kon­kret regelt?

Häu­fige Fragen aus der Ver­wal­tung

Gespräch zur prak­ti­schen Umset­zung

itarius GmbH

Sitz

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Welcher Ablauf ist optimal für kleine Kommunen?

Was der xdomea-Standard konkret regelt?

Häufige Fragen aus der Verwaltung

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