Effiziente Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD
Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD stehen Unternehmen vor der Herausforderung, diese effizient zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Die Lösung von Itarius ermöglicht genau das – schnell, unkompliziert und vollständig integriert in Ihre bestehenden Prozesse.
Ihre Vorteile im Überblick
- Flexible Dokumentenübernahme: Eingehende Rechnungen können direkt aus Outlook übernommen oder aus einem zentralen E‑Mail-Postfach (z. B. [email protected]) automatisiert abgeholt werden. Ihre bestehenden Abläufe bleiben dabei weitgehend unverändert.
- Automatische Format-Erkennung und Datenauslesung: Die Lösung erkennt selbstständig, ob es sich um eine E‑Rechnung handelt, und extrahiert alle relevanten Datenfelder zur weiteren Verarbeitung.
- Dekodierung: mittels einem kleinen Hilfsarchiv werden die E‑Rechnungs-Codes in ihre DocuWare-Bezeichnungen übersetzt, wie Belegart, Zahlungsart, Steuerschlüssel etc.
- Optionale Belegextraktion aus Anhängen: Enthält die XRechnung zusätzliche eingebettete Belege (z. B. PDFs), können diese über einen optionalen Webdienst automatisiert extrahiert und unter derselben Rechnungsnummer mit fortlaufender Nummerierung gespeichert werden. Die Ablage erfolgt unter einem frei definierbaren Dokumenttyp.
- Skalierbarkeit für unterschiedliche Rechnungsvolumina: Die Lösung eignet sich sowohl für Organisationen mit wenigen täglichen Rechnungen als auch für Unternehmen mit hohem Belegaufkommen – mit deutlicher Reduzierung manueller Aufwände und Fehlerquellen.
Der Implementierungsaufwand beträgt in der Regel lediglich 4 bis 8 Stunden.
Technische und fachliche Details
Ihre Incoming-E-Mail-Adresse muss nicht verändert werden.
Unser Modul prüft, ob eine E‑Rechnung vorliegt, und verarbeitet Sie oder verschiebt den Beleg automatisch in einen Briefkorb verschoben (Einschränkung: nur ein BK pro E‑Mail-Adresse konfigurierbar).
Vorgang bei DocuWare: diejenigen Angaben, welche bisher evtl. zusätzlich zu den Belegangaben eingegeben wurden (z.B. eine Prüferrolle), müssen im E‑Rechnungsfall in einer (neuen) Aufgabe erfasst werden.
Entscheidende Grundlage dafür ist das eindeutige Definieren von Prozessregeln, um eben genau solche Angaben in vielen Fällen automatisiert bearbeiten zu können. Wir beraten Sie hierbei gern persönlich!
Wir helfen Ihnen!
Ihr ERP kann noch keine XRechnung?
Unser neues IEF-Modul liest wahlweise einen beliebigen IT-Input (Datenbank-Verbindung, CSV-Dateien usw.) oder die Indexwerte von DocuWare-Belegen, und versendet die fertige XRechnung dann als E‑Mail.
- Wenn Sie den Beleg aufgrund von Daten erzeugen wollen, z.B. einem Leistungsnachweis, erzeugen wir üblicherweise eine XRechnung.
- Wenn Sie den Beleg von einer bestehenden Ausgangsrechnung (z.B. als PDF vorliegend) erzeugen wollen, erzeugen wir eine ZUGFeRD-Rechnung, um Ihr Layout beizubehalten.
Weitere Belege (z.B rechnungsbegründende Unterlagen) können als Anhang (binär eingebettet) einfach ausgewählt werden.
Vorher wird der aktuell gültige KOSIT-Validator aufgerufen und eventuelle Fehler im Vorfeld im Rahmen einer Workflow-Aufgabe zur Behebung angeboten.
Es werden also keine XML-Daten ausgegeben, welche nicht validiert sind – so kann es nicht vorkommen, dass eine Rechnung technisch „hängenbleibt“.
Selbstverständlich wird die XML dann rechtssicher archiviert und kann durch den DocuWare-Viewer gesichtet werden.
Wir bringen natürlich unsere Expertise in der Anbindung an Drittsysteme mit; das Anreichern der DocuWare-Daten aus Ihrem ERP-System, z.B., ist für uns eine alltägliche Aufgabe!