Schnittstelle
LESEZUGRIFF über API zur Anreicherung der DocuWare-Daten
STANDARDFELDER & DYNAMIC FIELDS — auch individuelle Attribute nutzbar
STATUSABGLEICH — Mitarbeiterstatus automatisch synchronisiert.
IMPLEMENTIERUNG in DMS DocuWare
Personio ist eine Standardsoftware im HR-Bereich für die komplette Mitarbeiterverwaltung – von Abwesenheiten über Gehaltsabrechnungen bis zum Weiterbildungsmanagement.
Der Zugriff auf Personio erfolgt lesend per REST-API – in Echtzeit, ohne manuelle Datenübertragung. Sämtliche Mitarbeiterstammdaten stehen DocuWare damit direkt zur Verfügung: für die Indexierung beim Ablegen von Dokumenten, für gefilterte Auswahllisten oder für die Nachindexierung bereits archivierter Belege.
Die Personio API überträgt alle Standardfelder zuverlässig – Mitarbeitername, Nummer, Geburtsdatum und weitere fest definierte Felder. Die Herausforderung entsteht, wenn unternehmensspezifisch angelegte Felder ebenfalls übertragen werden sollen.
Diese tragen in Personio technische Bezeichnungen wie Dynamic_3232 oder Dynamic_5904 – ohne Wissen über deren Bedeutung und Struktur lassen sie sich nicht korrekt ansprechen.
itarius kennt sich damit aus! Unsere DW2Personio-Schnittstelle kann neben den Standard Feldern auch jedes gewünschte Dynamic Fields korrekt auslesen und in DocuWare nutzbar machen – vollautomatisch, ohne manuelle Zwischenschritte
Ein aktiver Mitarbeiter in Personio ist in DocuWare so lange aktiv, bis Personio eine Statusänderung meldet – etwa “gekündigt” oder “ausgeschieden”. DW2Personio spiegelt diesen Status automatisch. Die digitale Personalakte in DocuWare ist damit immer aktuell – ohne manuellen Eingriff.
Über die Verknüpfung “Personalakte” in DocuWare gelangt der verantwortliche Bearbeiter direkt zur vollständigen Mitarbeiterakte – von A wie Abwesenheitsnachweis bis Z wie Zwischenzeugnis. Alle Belege eines Mitarbeiters auf einen Blick, ohne Systemwechsel. Die Liste der aktiven Mitarbeiter wird direkt aus Personio gezogen und in DocuWare als gefilterte Auswahlliste bereitgestellt.
DW2Personio wird als Webservice direkt in DocuWare implementiert. Der Webservice steht jederzeit zur Verfügung und liefert Personio-Daten in Echtzeit – ohne lokale Installation, ohne Betriebssystem-Abhängigkeit.