ZUGFeRD und XRech­nung auto­ma­tisch prüfen

IEF-Modul E‑Rech­nungs-Vali­dator

19.06.2026

Eine E‑Rechnung, die tech­nisch nicht norm­kon­form ist, wird vom Emp­fänger abge­lehnt oder löst im eigenen System einen Fehler aus – egal ob sie gerade ein­ge­gangen ist oder ver­sendet werden soll. Das Pro­blem: Ohne auto­ma­ti­sche Prü­fung fällt das erst auf, wenn es zu spät ist.

Der ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator prüft ZUGFeRD und XRech­nung voll­au­to­ma­tisch auf Norm­kon­for­mität – als Web­ser­vice direkt aus dem Docu­Ware-Work­flow heraus oder aus jedem anderen System per Web­ser­vice-Aufruf. Das Ergebnis: OK oder Fehler, plus das erkannte Format (UBL, CII und wei­tere).

Wei­ter­füh­rend kann ein Prüf­be­richt erzeugt werden, ent­weder für jede Vali­die­rung oder nur für die Prü­fungen, bei denen ein Fehler vali­diert wurde.

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So funk­tio­niert der E‑Rech­nungs-Vali­dator

Der Vali­dator wird als Web­ser­vice im Hin­ter­grund auf­ge­rufen – ent­weder auto­ma­tisch aus einem Docu­Ware-Work­flow oder aus einem externen System per Web­ser­vice-Aufruf. Er prüft die über­ge­bene E‑Rechnung auf Norm­kon­for­mität und gibt zwei Infor­ma­tionen zurück:

  • OK oder Fehler – ist die E‑Rechnung norm­kon­form oder nicht?
  • Format – in wel­chem Format liegt die E‑Rechnung vor?

Erkannte For­mate:

  • ZUGFeRD (hybrides Format: PDF/A‑3 mit ein­ge­bet­tetem CII-XML) – Pro­file: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED
  • XRech­nung (reines CII-XML, seit Ver­sion 3.0 aus­schließ­lich CII)

Im Feh­ler­fall erzeugt der Work­flow auto­ma­tisch eine Auf­gabe – etwa „Rech­nung prüfen” – und weist sie dem zustän­digen Mit­ar­beiter zu. Gleich­zeitig wird eine struk­tu­rierte Feh­ler­liste aus­ge­geben, die alle gefun­denen Fehler auf­führt und das gezielte Abar­beiten erleich­tert. So wird kein feh­ler­hafter Beleg unbe­merkt wei­ter­ver­ar­beitet – und kein Mit­ar­beiter mit einer Feh­ler­mel­dung ohne Kon­text allein gelassen.

Über die Feh­ler­liste hinaus können Prüf­be­richte erzeugt werden, auch wenn kein Fehler vor­liegt. Diese dienen einer­seits der Doku­men­ta­tion und Hil­fe­stel­lung wäh­rend der Feh­ler­be­ar­bei­tung, ande­rer­seits bilden sie die Grund­lage für eine wei­ter­füh­rende Opti­mie­rung.

Wann ist der Vali­dator sinn­voll?

Ein­ge­hende Belege

Ein­ge­hende E‑Rechnungen sind nicht immer norm­kon­form – auch wenn sie als XRech­nung oder ZUGFeRD bezeichnet werden. Der Vali­dator prüft auto­ma­tisch beim Ein­gang, ob die Rech­nung tat­säch­lich den Anfor­de­rungen ent­spricht, und erkennt das Format. Feh­ler­hafte Belege werden sofort als Work­flow-Auf­gabe zur Prü­fung mar­kiert – bevor sie in wei­tere Ablauf­schritte gelangen.

Aus­ge­hende Belege

Eine E‑Rechnung, die norm­kon­form aus­sieht, aber tech­nisch feh­ler­haft ist, wird vom Emp­fänger abge­lehnt – mit ent­spre­chendem Nach­be­ar­bei­tungs­auf­wand. Der Vali­dator prüft aus­ge­hende Rech­nungen vor dem Ver­sand und stellt sicher, dass nur norm­kon­forme Belege das System ver­lassen.

Er kommt auch beim ita­rius-E‑Rech­nungs-Erzeuger zum Ein­satz, wel­cher aus PDF-Rech­nungen ZUGFeRD- oder X‑Rechnungen erzeugt.

Inte­gra­tion – Docu­Ware oder externes System

In Docu­Ware
Der E‑Rech­nungs-Vali­dator wird als Web­ser­vice direkt in einen Docu­Ware-Work­flow ein­ge­bunden – ohne zusätz­liche Instal­la­tion oder Sys­tem­ein­griffe außer­halb von Docu­Ware. Der Aufruf erfolgt im Hin­ter­grund, das Ergebnis steuert den wei­teren Work­flow: Bei OK läuft der Beleg auto­ma­tisch weiter, bei Fehler wird eine Auf­gabe erzeugt.

Wichtig ist hier, dass der Vali­dator auf jeden ein­ge­henden Beleg anwendbar ist — nicht nur bei Con­nect-to-Mail. Er wird nach dem Ablegen im Archiv auf­ge­rufen und ver­wertet daher alle Belege unab­hängig ihres Ein­gangs­wegs.

In externen Sys­temen
Der Vali­dator ist als Web­ser­vice auch aus jedem anderen System auf­rufbar – unab­hängig von Docu­Ware. Die Inte­gra­tion erfolgt per Web­ser­vice, über die Anbin­dung eines REST-Ser­vice-Auf­rufs, wozu eine ent­spre­chende Json-Datei zur Ver­fü­gung steht.. Das Ergebnis (OK/Fehler, Format) wird direkt an das auf­ru­fende System zurück­ge­geben.

Feh­ler­hafte E‑Rechnungen fallen bei Ihnen erst auf, wenn es zu spät ist?

Der E‑Rech­nungs-Vali­dator ist ein fer­tiger Web­ser­vice – schnell ein­ge­bunden, sofort im Ein­satz.

Wann reden wir über Ihren E‑Rech­nungs-Vali­dator Help Help

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