Der IEF-Stempel ist Ihre Lösung für geordnete Kontierungsinformationen in DocuWare. Er bringt Sachkonten, Kostenstellen und Beträge übersichtlich auf den Beleg – auf Wunsch als Tabelle, per Klick oder automatisch im Workflow, auf jeder der fünf Anmerkungsebenen.
Der IEF-Stempel gehört zu den ersten Modulen des itarius-Baukastens IEF (Import-Export-Facility) und ist seit Jahren bei Kunden im Einsatz. Er setzt genau hier an.
Ein Stempel sagt, was mit einem Beleg passiert ist. Freigegeben. Geprüft. Kontiert. Bei Eingangsrechnungen kommt eine Frage hinzu: Auf welche Konten wird gebucht? Je mehr Sachkonten eine Rechnung berührt, desto mehr soll der Stempel zeigen.
DocuWare legt Stempel nicht auf den Beleg, sondern auf eine Anmerkungsebene darüber. Fünf solcher Ebenen stehen zur Verfügung. Sie lassen sich einzeln ein- und ausblenden, das Original bleibt dabei unberührt.
Im Standard gibt es Text- und Bildstempel. Ein Textstempel enthält festen Text, ein Eingabefeld oder einen Wert aus einer Auswahlliste, auf Wunsch ergänzt um Benutzer, Datum und Uhrzeit. Beim Setzen kann er zusätzlich Indexwerte des Dokuments befüllen. Als Signaturstempel bestätigt er eine Freigabe.
Für Freigaben, Eingangsvermerke und eine einzelne Kostenstelle reicht das in vielen Unternehmen aus.
Herausforderung
Eine Rechnung, drei Sachkonten. Die Splitbuchung haben Sie sauber im Tabellenfeld erfasst, Zeile für Zeile mit Sachkonto, Kostenstelle und Betrag. Für die Weiterverarbeitung ist alles da.
Auf dem Beleg selbst sieht man davon wenig. Wer prüft, wechselt zwischen Dokument und Indexdaten. Wer den Beleg als PDF an die Steuerberatung weitergibt, gibt den Stempel mit, die Tabelle aber nicht. Denn Indexdaten reisen nicht mit dem Dokument.
Dazu kommt der Aufwand beim Stempeln selbst. Kostenstelle auswählen, Abteilung eintragen, Werte abgleichen. Informationen, die längst im Dokument oder in einer Datenbank stehen, entstehen im Stempel ein zweites Mal von Hand.
Ein Blick ins Tool
Der IEF-Stempel ist ein erweiterter Textstempel. Er nimmt nicht nur einzelne Werte auf, sondern ganze Tabellen. Seine Inhalte holt er sich beim Setzen selbst: aus dem Dokument und aus dem Ziel, für das der Beleg bestimmt ist.
Stempel sind in DocuWare ein bewährtes Werkzeug für Freigaben, Vermerke und Kostenstellen. Der IEF-Stempel baut darauf auf und ergänzt, was eine Splitbuchung braucht: eine Tabelle, die sich aus vorhandenen Daten füllt.
Ob per Klick im Viewer oder automatisch im Workflow – die Kontierung steht sichtbar auf dem Beleg, auf der Ebene Ihrer Wahl. Für die Prüfung. Für die Buchhaltung. Für die Steuerberatung. Das Original bleibt dabei unberührt.