Ihre Systeme sollten sinnvoll miteinander reden
Von Einzellösungen zu funktionierendem Ökosystem
Tools & Services
Jede Organisation hat andere Prozesse, andere Systeme und andere Herausforderungen. Ausgangspunkt ist dabei immer ein wiederkehrender Anwendungsfall, aus dem wir einen stabilen Prozess ableiten.
Zentrale Fragen:
- Wo entstehen manuelle Aufwände?
- Wo bremsen Medienbrüche?
- Wo fehlen Automatisierung, Transparenz oder Stabilität?
Im Folgenden zeigen wir typische Fragestellungen aus der Praxis – und wie sie mit Tools und Services gelöst werden können.
Dokumentenablage automatisieren
Herausforderung
Eingehende Belege — Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden manuell mit 1‑Klick-Indexing abgelegt. Dabei lernt das Intelligent Indexing von Docuware und kennzeichnet nach wenigen Versuchen alle Felder grün, welche automatisch erkannt werden — das Layout des Belegs wird “angelernt”.
Auch wenn ein Beleg komplett “grün” gekennzeichnet ist, muss er mit mindestens einem Klick abgelegt werden.
Dieser Klick erfordert bei vielen Belegen in der Summe viel Zeit — diese sollte eingespart werden können.
Lösung
„Grüne“ Belege, also als komplett und richtig erkannt, können automatisch abgelegt (archiviert) werden.
Dabei werden hinterlegte Prüfungen nicht ausgehebelt: ein “angeblich” richtig erkanntes Feld, welches z.B. einer formalen Anforderung nicht genügt, verhindert die Automatik.
Mehrwert: Schnellere Durchlaufzeiten, geringerer manueller Aufwand, saubere Archivierung.
Manuelle Ausnahmeprozesse reduzieren
Herausforderung
- Die implementierten Workflows funktionieren perfekt. Sonderfälle erfordern jedoch manchmal manuelle Eingriffe, welche sehr oft dieselbe Aufgabenauswahl erfordern. Z.B. einhundert Aufgaben zur Freigabe “blind” bestätigen.
- Ein unvorhergesehener technischer Fehler, z.B. in der Anbindung an eine fremde Datenbank, führte dazu, dass hunderte von Aufgaben als “General Error” auf eine Bestätigung durch den Systemadministrator warten.
Die Aufgabe kann “Wiederholen” oder “Abbrechen” sein.
Lösung
Durch das IEF-Modul “Automatisierte Workflows” kann eine ausgewählte Aktion — eine von den möglichen Entscheidungen — automatisch auf alle betroffenen Aufgaben angewendet werden. Die Steuerung erfolgt intuitiv über die Kommandozeile.
Mehrwert: Schnelle Reaktion auf Sonderfälle; stabilere Prozesse, weniger Rückstau, höhere Akzeptanz bei Anwendern.
Extrahieren von Dateien individualisieren
Herausforderung
Dokumente müssen aus dem DMS an externe Systeme wie ERP, Finanzbuchhaltung oder Fachanwendungen übergeben werden – oft mit spezifischen Anforderungen an Format, Inhalt oder Struktur.
Lösung
Automatisierte Exporte aus DocuWare in lokale Systeme oder Zielverzeichnisse, zeitgesteuert oder ereignisbasiert. Inhalte, Anhänge und Stempelstände lassen sich präzise steuern.
Mehrwert: Reibungslose Systemanbindung, weniger manuelle Exporte, hohe Prozesssicherheit.
E‑Mail-basierte Prozesse strukturieren
Herausforderung
Wichtige Dokumente kommen per E‑Mail, Anhänge liegen verteilt vor, Zusammenhänge gehen verloren. Die Weiterverarbeitung ist aufwendig und schwer nachvollziehbar.
Lösung
Automatisierte Verarbeitung von E‑Mails inklusive Anhängen und referenzierten Belegen. Zusammengehörige Dokumente werden gesammelt, strukturiert ausgegeben und weiterverarbeitet.
Mehrwert: Transparente Abläufe, vollständige Dokumentensätze, klare Nachvollziehbarkeit.
Ablauf für IHRE Schnittstelle
Der Weg zur passenden Lösung beginnt mit einer Analyse der bestehenden Systemlandschaft und der aktuellen Prozesse. Darauf aufbauend werden die Anforderungen definiert, insbesondere welche Systeme miteinander kommunizieren müssen.
itarius entwickelt anschließend individuelle Schnittstellen, die genau auf diese Anforderungen zugeschnitten und revisionssicher umgesetzt sind. Die Integration erfolgt in der Live-Umgebung und wird umfassend getestet, mit Fokus auf Stabilität und Zuverlässigkeit.
Auch im laufenden Betrieb sorgt itarius für klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Prozesse. Grundlage dafür ist die Kombination aus tiefem Prozessverständnis und technischem Know-how, mit der auch dort funktionierende Lösungen entstehen, wo Standard-Ansätze nicht ausreichen.