Mit dem DW-Datei-Extraktor stellt itarius eine Lösung bereit, mit der Sie beliebige Dateien aus der DocuWare-Cloud in lokale Windows-Ordner herunterladen können – entweder per Klick oder automatisiert als Windows-Service in frei wählbaren Intervallen.
Standardfunktionen von DocuWare decken viele Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung ab: Dokumente werden revisionssicher archiviert, indexiert und bei Bedarf in Workflows eingebunden.
Für manche Aufgaben, wie den gezielten Export großer Mengen von Dateien aus der DocuWare-Cloud in lokale Ordner oder andere Systeme, sind jedoch zusätzliche Werkzeuge gefragt. itarius bietet mit dem DW-Datei-Extraktor eine sinnvolle Ergänzung zu bestehenden DocuWare-Funktionen.
DocuWare übernimmt das automatische Speichern und Indexieren von Dokumenten direkt beim Import in das Archiv: das System erkennt Inhalte, ordnet sie Indexwerten zu und macht sie so auffindbar.
Herausforderung
In der Praxis stehen Unternehmen oft vor der Anforderung, bestimmte Dateien aus der DocuWare-Cloud in lokale Verzeichnisse zu übertragen – etwa für die Weiterverarbeitung in externen Fachanwendungen, Archivierungsprozesse außerhalb der Cloud oder zur Übergabe an andere Systeme.
Die Standardtools von DocuWare bieten zwar Exportfunktionen, doch fehlt ihnen häufig die Flexibilität, den Export nach individuell definierten Parametern automatisiert und in regelmäßigen Abständen durchzuführen.
Individualisierbarer Export
Viele Unternehmen müssen Dokumente nicht nur verwalten, sondern auch in andere Systeme übergeben oder in einer lokalen Infrastruktur verfügbar halten.
Der DW-Datei-Extraktor sorgt dafür, dass Sie diese Aufgaben nicht mehr manuell durchführen müssen, sondern gezielt und nach festen Regeln automatisiert Dateien aus der DocuWare-Cloud exportieren können.
Der DW-Datei-Extraktor eignet sich beispielsweise für die Übertragung von Belegen an Drittsysteme wie DATEV-DUO oder andere Anwendungen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Die Ausgabe erfolgt abhängig von frei definierbaren Parametern, etwa nach Dokumenttyp oder Rechnungsart. Nach dem Export lassen sich Indexfelder mit einem Status, etwa einem Zeitstempel, versehen.
Die Export-Wiederholungsrate und weitere Parameter lassen sich direkt im DocuWare-Archiv konfigurieren. Der Datei-Extraktor kann dadurch als automatisierte Komponente in bestehende Prozesse eingebunden werden.
Falls Dokumente mit Anmerkungen oder Stempeln exportieren werden müssen, ist das mit dem Datei-Extraktor möglich. Selbst einzelne Ebenen bei mehrere Anmerkungsebenen sind wählbar. So werden nur die für den Empfänger relevanten Anmerkungen übertragen.
Ordner werden in Abhängigkeit von frei konfigurierbaren Parametern erzeugt und bedient. Zum Beispiel kann das Feld Belegart benutzt werden, um bestimmte Belegarten in einen Ordner A zu laden, andere in einen Ordner B usw.
Der DW-Datei-Extraktor ergänzt die integrierten Export-Funktionen von DocuWare sinnvoll, indem er flexible, automatisierbare Exporte von Dateien aus der Cloud in lokale Windows-Ordner ermöglicht.
Die Lösung erleichtert Unternehmen insbesondere den Datenzugriff, die Weiterverarbeitung sowie die Integration von Dokumenten in andere Systeme, ohne manuelle Schritte im täglichen Betrieb zu erzeugen.