Split­bu­chung in Docu­Ware

Meh­rere Sach­konten, ein Beleg, ein Stempel

Landet eine Ein­gangs­rech­nung bei Ihnen auf einem ein­zigen Sach­konto – oder ver­teilt sie sich auf meh­rere? Spä­tes­tens bei der Split­bu­chung zeigt sich, wie gut die Kon­tie­rung durch die Frei­ga­be­kette kommt.

Docu­Ware erfasst die Auf­tei­lung zuver­lässig. Wer die Rech­nung prüft, findet sie aber nicht dort, wo er hin­schaut: auf dem Beleg. Wir zeigen, wo dabei die Über­sicht ver­loren geht, wie die Kon­tie­rung per Stempel geordnet auf den Beleg kommt – und was das in Minuten bedeutet.

IEF-Stempel mit Kontierung in DocuWare: drei Sachkonten mit Steuerschlüssel, Kostenstelle und Teilbetrag

Split­bu­chung – kurz ein­ge­ordnet

Nicht jede Rech­nung gehört auf ein ein­ziges Konto. Ein Lie­fe­rant berechnet Büro­ma­te­rial, Soft­ware-Lizenzen und eine Schu­lung – drei Kos­ten­arten auf einem Beleg. Die Split­bu­chung ver­teilt den Betrag auf die pas­senden Sach­konten und Kos­ten­stellen.

In der Buch­hal­tung ist das Alltag. Inter­es­sant wird es auf dem Weg dorthin: Bevor gebucht wird, durch­läuft die Rech­nung eine Frei­ga­be­kette. Sach­lich prüfen, Kos­ten­stelle bestä­tigen, rech­ne­risch prüfen, frei­geben. Die Kon­tie­rung reist durch jede dieser Sta­tionen mit – und jede Sta­tion muss sie sehen.

Was bei einer Split­bu­chung zusam­men­kommt

Mit jeder Sta­tion der Frei­ga­be­kette wächst die Infor­ma­tion zur Rech­nung: Sach­konten und Teil­be­träge, Kos­ten­stellen, wer geprüft hat und wann. Docu­Ware hält all das in den Index­daten fest.

Für die Wei­ter­ver­ar­bei­tung ist damit gesorgt. Für den Men­schen, der die Rech­nung vor sich hat, zählt etwas anderes: Was davon steht auf dem Beleg – und in wel­cher Ord­nung? Wie die Split­bu­chung mit Tabel­len­fel­dern ein­ge­richtet wird, beschreibt Docu­Ware selbst im Bei­trag zur Split­bu­chung.

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Wenn die Kon­tie­rung mehr als eine Zeile hat

Wer eine solche Rech­nung rech­ne­risch prüft, will auf einen Blick sehen: Ergeben die Teil­be­träge die Rech­nungs­summe? Stimmt die Zuord­nung?

Bei unserer Bei­spiel­rech­nung mit drei Sach­konten, drei Teil­be­trägen und zwei Kos­ten­stellen heißt das: Sie wech­seln jedes Mal in die Doku­men­ten­in­for­ma­tionen, um die gerade benö­tigten Angaben zu finden. Oder Sie stem­peln sich „zu Tode“ – für jede Zeile ein eigener Stempel. Das kostet Über­sicht und Nerven, vor allem aber Zeit.

Wir sind mit dieser Beob­ach­tung nicht allein. Im offi­zi­ellen Ideen­portal von Docu­Ware wün­schen sich Anwender seit 2019, Tabellen aus dem Work­flow per Stempel auf das Doku­ment zu bringen. Ein Anwender beschreibt dort, wie er sich behilft: Er schreibt jede Spalte kom­ma­ge­trennt in ein ein­zelnes Feld und stem­pelt dieses.

Der Docu­Ware-Stempel im Stan­dard
Ein Stan­dards­tempel ist auf ein­zelne Angaben aus­ge­legt: fester Text, Ein­ga­be­felder, Werte aus Aus­wahl­listen, dazu Benutzer und Datum. Für einen Frei­ga­be­ver­merk oder eine Kos­ten­stelle passt das genau.

Praxis-Check

Wo steht Ihre Kon­tie­rung?

Ob sich eine geord­nete Dar­stel­lung lohnt, zeigt ein kurzer Blick auf den eigenen Rech­nungs­ein­gang:

  • Wie viele Rech­nungen mit meh­reren Sach­konten gehen bei Ihnen täg­lich ein?
  • An wel­cher Sta­tion der Frei­ga­be­kette steht die Kon­tie­rung fest – und wer braucht sie danach noch?
  • Wie oft wech­seln Prüfer zwi­schen Beleg und Doku­ment­in­for­ma­tionen, bevor sie frei­geben?
  • Welche Belege ver­lassen das Haus, und soll die Kon­tie­rung sie begleiten?

Wie die Kon­tie­rung im Docu­Ware-Stempel aus­sehen kann, zeigen wir auf der Seite zum IEF-Stempel – und auf Wunsch an Ihren eigenen Belegen.

Rechenbeispiel: 100 Rechnungen pro Tag mal 10 Sekunden Suchzeit ergibt rund 17 Minuten am Tag und knapp 6 Stunden im Monat je Station der Freigabekette

Geordnet statt gesta­pelt

Die Kon­tie­rung gehört als Ganzes auf den Beleg – in der Ord­nung, in der sie gebucht wird. Sach­konto, Steu­er­schlüssel, Kos­ten­stelle, Teil­be­trag. Zeile für Zeile. Aus genau diesem Bedarf heraus haben wir den IEF-Stempel ent­wi­ckelt. Er erwei­tert den Docu­Ware-Stempel um mehr­zei­lige, geord­nete Angaben, auf Wunsch als Tabelle. Was Docu­Ware in den Index­daten längst fest­hält, wird damit auf dem Beleg sichtbar.

Für die Frei­ga­be­kette heißt das:

  • Sach­liche Prü­fung — die vor­ge­se­hene Kon­tie­rung auf dem Beleg klärt vor der ersten Frage.
  • Kos­ten­stel­len­ver­ant­wort­liche — schnelle Auf­fas­sung ohne in die Infor­ma­tionen zu wech­seln.
  • Rech­ne­ri­sche Prü­fung — Teil­be­träge und Rech­nungs­summe liegen im selben Blick­feld.
  • Buch­hal­tung — Abgleich von Buchung und Beleg ohne Zusatz­auf­wand.
Kontierungsstempel von Itarius am Beispiel

Bei­spiel­dar­stel­lung: drei Sach­konten, drei Kos­ten­stellen, ein Stempel

Ist die Kon­tie­rung abge­schlossen, ver­ar­beitet der IEF-Stempel im Batch alle Belege in diesem Status in einem Durch­lauf. Für den Ein­zel­fall setzen Anwender ihn per Klick im Viewer.

Ent­schei­dungs­hilfe: DW2Win oder DocX­porter

27.10.2026/von Torsten Drewes

Docu­Ware Request weg — alter­nativ DW2Win

22.10.2026/von Torsten Drewes

IEF-Stempel

13.10.2026/von Torsten Drewes

Trans­fe­ren­gine DW2Win

17.09.2026/von Torsten Drewes