Personio und DocuWare – digitale Personalakte mit echten Stammdaten
Personio übernimmt in vielen Unternehmen die komplette Mitarbeiterverwaltung, inklusive Anwesenheitsmeldungen, Gehalt, Weiterbildungsmanagement und vielem mehr. Wenn nun die Archivierung und Verwaltung der Dokumente im Unternehmen durch DocuWare erledigt wird, stellt sich die wichtige Frage: Wie kann das eine System mit dem anderen so verknüpft werden, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit stehen?
Die Antwort lautet: Mit einer itarius DW2Personio Schnittstelle. Über einen immer zur Verfügung stehenden Webservice wird via API auf die Inhalte von Personio zugegriffen und – je nach Bedarf – in Echtzeit DocuWare zur Verfügung gestellt.
Stammdaten aus Personio direkt in DocuWare
Der praktische Kern der Schnittstelle: Sämtliche Mitarbeiterstammdaten aus Personio stehen in DocuWare zur Indexierung zur Verfügung. Das bedeutet: Beim Ablegen eines Dokuments in der digitalen Personalakte müssen Mitarbeiterdaten nicht manuell eingegeben werden – sie werden direkt aus Personio gezogen.
Über die Schnittstelle lassen sich gefilterte Auswahllisten anlegen oder bereits abgelegte Dokumente mit aktuellen Stammdaten nachindexiert werden – etwa bei einer Namensänderung oder einem Abteilungswechsel.
Standardfelder und Dynamic Fields
Die Personio API überträgt alle Standardfelder zuverlässig – Mitarbeitername, Nummer, Geburtsdatum und weitere fest definierte Felder. Die Herausforderung entsteht, wenn unternehmensspezifisch angelegte Felder ebenfalls übertragen werden sollen.
Diese sind in Personio nicht mit sprechenden Namen versehen, sondern tragen technische Bezeichnungen wie “Dynamic_3232” oder “Dynamic_5904” – ohne Wissen über deren Bedeutung und Struktur lassen sie sich nicht korrekt ansprechen.
Genau dieses Wissen bringt itarius mit: Die DW2Personio Schnittstelle kann auch diese Dynamic Fields korrekt auslesen und in DocuWare nutzbar machen – vollautomatisch, ohne manuelle Zwischenschritte.
Mitarbeiterstatus automatisch synchronisiert
Ein aktiver Mitarbeiter in Personio ist in DocuWare so lange aktiv, bis Personio eine Statusänderung meldet – etwa “gekündigt” oder “ausgeschieden”. Die Schnittstelle spiegelt diesen Status automatisch, ohne dass manuell eingegriffen werden muss.
Personalakte auf einen Blick
Über die Verknüpfung “Personalakte” in DocuWare gelangt man direkt zur vollständigen Mitarbeiterakte – von A wie Abwesenheitsnachweis bis Z wie Zwischenzeugnis. Alle Belege eines Mitarbeiters auf einen Blick, ohne Systemwechsel.
Technische Basis: Personio API
Der Zugriff erfolgt lesend per Personio REST-API – aktuell auf Mitarbeiterdaten ausgelegt, inklusive aller im Personio individuell definierten Dynamic Fields.
Die Implementierung erfolgt als Webservice direkt in DocuWare.