E‑Rechnungen prüfen

Warum eine Post­fach-Lösung nicht aus­reicht

Mit der anste­henden, umfas­senden E‑Rechnungspflicht stellt sich für Unter­nehmen die­selbe Frage: Wie stellen wir sicher, dass ein­ge­hende E‑Rechnungen tat­säch­lich den gel­tenden For­mat­stan­dards ent­spre­chen?

Die Ant­wort scheint ein­fach: Über­prüfen der im Rech­nungs­post­fach ein­ge­henden Rech­nungen. Bei Doku­menten-Manage­ment-Sys­temen gibt es dafür eigen­stän­dige Lösungen.

Der simple Blick auf die Vali­die­rung trifft aber leider nur bedingt zu, wenn klar wird, wie viele ver­schie­dene Wege eine E‑Rechnung heute tat­säch­lich nehmen kann.

Das Pro­blem: E‑Rechnungen kommen nicht nur per Mail an

Viele Unter­nehmen denken bei E‑Rechnungsprüfung zunächst an den Fall “Rech­nung kommt per Mail rein, wird geprüft”. Das deckt aber nur einen von meh­reren Ein­gangs­wegen ab. Genauso häufig errei­chen E‑Rechnungen ein Unter­nehmen über:

  • ERP-Direkt­an­bin­dungen, wie SAP, DATEV oder ADDISON, bei denen Lie­fe­ranten Rech­nungen über EDI- oder API-Schnitt­stellen direkt ein­spielen
  • Beschaf­fungs­platt­formen (P2P-Sys­teme), über die Rech­nungen struk­tu­riert gegen eine Bestel­lung ein­ge­stellt werden
  • Ver­wal­tungs­por­tale, wie ZRE oder OZG-RE, im B2G-Bereich
  • iPaaS-Kon­nek­toren und Midd­le­ware, die Rech­nungs­daten aus Markt­platz- oder Kun­den­por­talen auto­ma­ti­siert wei­ter­rei­chen

Eine Prü­fung, die nur das Post­fach über­wacht, sieht all diese Wege schlicht nicht. Die Rech­nung landet im Archiv, gilt als “ange­kommen” – ob sie tat­säch­lich formal gültig ist, bleibt unge­prüft.

Was macht eine Rech­nung über­haupt zu einer E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei per Mail. Nach der euro­päi­schen Norm EN 16931 han­delt es sich um ein struk­tu­riertes, maschi­nen­les­bares Daten­format – in Deutsch­land und Europa vor allem XRech­nung, Peppol BIS 3.0 und ZUGFeRD/Factur‑X (als hybrides Format mit ein­ge­bet­tetem PDF).

Ein Scan oder eine klas­si­sche PDF-Rech­nung ohne struk­tu­rierte Daten fällt nicht dar­unter, egal wie sie ins Archiv gelangt. Das ist ein wich­tiger Unter­schied, denn die eigent­liche Her­aus­for­de­rung liegt nicht bei diesen “klas­si­schen” Belegen, son­dern bei echten E‑Rechnungen, die formal feh­ler­haft sein können, ohne dass das auf den ersten Blick auf­fällt.

Warum das ein reales Risiko ist?

Eine formal ungül­tige E‑Rechnung, die unbe­merkt wei­ter­ver­ar­beitet und gebucht wird, ist kein rein tech­ni­sches Pro­blem.

Es kann Kon­se­quenzen beim Vor­steu­er­abzug geben, es erschwert die Rech­nungs­kor­rektur im Nach­hinein, und im schlech­testen Fall fällt der Fehler erst bei einer Betriebs­prü­fung auf – wenn die Kor­rektur ungleich auf­wen­diger ist als eine auto­ma­ti­sche Prü­fung beim Ein­gang.

Was eine kanal­un­ab­hän­gige Vali­die­rung leisten muss?

Eine wirk­same Lösung darf nicht an einem ein­zelnen Ein­gangs­kanal ansetzen, son­dern muss jeden Beleg im Archiv prüfen – unab­hängig davon, ob er per Mail, aus dem ERP oder über eine andere Schnitt­stelle dorthin gelangt ist.

Genau das leistet der ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator: ein eigen­stän­diger Web­Ser­vice, der jede E‑Rechnung im Archiv gegen die rele­vanten For­mat­stan­dards prüft, das Ergebnis in ein Sta­tus­feld schreibt und bei Bedarf einen voll­stän­digen Prüf­be­richt erzeugt – gesteuert und nur dann, wenn er tat­säch­lich gebraucht wird.

Im Feh­ler­fall ent­steht auto­ma­tisch eine Auf­gabe im Work­flow, sodass Ungül­tig­keiten nicht erst bei der nächsten Prü­fung auf­fallen, son­dern direkt beim Ein­gang.

Ein Punkt wird dabei oft über­sehen: Die Prüf­pflicht endet nicht beim Rech­nungs­ein­gang. Auch selbst erstellte E‑Rechnungen, die an Kunden ver­sendet werden, müssen den For­mat­stan­dards ent­spre­chen – ein Fehler auf der Aus­gangs­seite trifft dann nicht nur das eigene Unter­nehmen, son­dern belastet auch die Geschäfts­be­zie­hung zum Emp­fänger.

Der ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator prüft des­halb beide Rich­tungen.

Was das für Sie bedeutet?

Prüfen Sie, über wie viele ver­schie­dene Wege E‑Rechnungen bei Ihnen tat­säch­lich ein­gehen – die Ant­wort ist oft über­ra­schend viel­fäl­tiger, als eine reine Mail-Betrach­tung ver­muten lässt. Spre­chen Sie uns an, wenn Sie wissen möchten, wie eine kanal­un­ab­hän­gige Prü­fung in Ihrem kon­kreten Archiv aus­sehen kann.

Wie sich die ita­rius-Lösung im Detail vom in Con­nect to Mail inte­grierten Prüf­me­cha­nismus von Docu­Ware unter­scheidet, wel­cher nur E‑Mail-Post­fä­cher abdeckt, lesen Sie im Ver­gleichs­ar­tikel [Docu­Ware Con­nect to Mail vs. ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator].

Für einen beson­ders pra­xis­re­le­vanten Ein­gangsweg haben wir einen eigenen Artikel geschrieben: [E‑Rechnungen aus SAP, DATEV und ADDISON direkt ins Archiv].

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