Der Unter­schied in drei Punkten

Docu­Ware Con­nect to Mail vs. ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator

Docu­Ware hat Con­nect to Mail um eine auto­ma­ti­sche Vali­die­rung von E‑Rechnungen erwei­tert – eine sinn­volle Funk­tion für Kunden, die E‑Rechnungen per Mail erhalten. Wer sich aber fragt, ob das schon die voll­stän­dige Lösung ist, sollte drei zen­trale Unter­schiede zum ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator kennen:

  • Wel­chen Prüf­um­fang haben die Tools?
  • Wie wird der Prüf­be­richt gehand­habt?
  • Wie variabel kann das Tool ein­ge­richtet werden?

Wissen, was geprüft wird!

Die neue Prüf­funk­tion bei Docu­Ware bezüg­lich der Rich­tig­keit von E‑Rechnungen ist ein Schritt in die rich­tige Rich­tung. Mit­tels Con­nect to Mail wird ein Ein­gangs­post­fach über­wacht und dessen Post­ein­gang auf Geset­zes­kon­for­mität kon­trol­liert. Die ord­nungs­ge­mäße Ablage ist dann quasi DocuWare-„Business as usual”.

Leider deckt die Kon­trolle so aber nur einen Teil ab. E‑Rechnungen, die über eine ERP-Direkt­schnitt­stelle, eine Ein­kaufs­platt­form oder eine andere Anbin­dung ins System kommen, bleiben davon unbe­rührt.

Der ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator funk­tio­niert dagegen kanal­un­ab­hängig. Egal über wel­chen Weg eine E‑Rechnung ins System gelangt, sie wird vali­diert und ent­weder „durch­ge­lassen” oder mit einem Feh­ler­be­richt ver­sehen zur manu­ellen Kon­trolle geleitet.

Wei­teres Plus: Der Vali­dator erfasst nicht nur die ein­ge­henden Rech­nungen, son­dern vali­diert auch jede nach außen ver­sen­dete E‑Rechnung auf deren Kon­for­mität.

Thema Prüf­be­richt

Wie gerade schon ange­spro­chen, erzeugt der Vali­dator von ita­rius einen voll­stän­digen Prüf­be­richt – sogar mit mög­li­chem Reak­ti­ons­work­flow. Die Dar­stel­lung von Feh­lern ist im Feh­ler­fall ja deut­lich wich­tiger als eine Nota­tion von „das und das und das” bei einem posi­tiven Prüf­ergebnis. So lie­fert der Vali­dator dann die Detail­tiefe, wenn sie gebraucht wird, und arbeitet ansonsten „geräuschlos”.

Bei Docu­Ware wird das Vali­die­rungs­er­gebnis stan­dard­mäßig als Anno­ta­tion bereit­ge­stellt. Optional geht da zwar noch mehr, aber eben nicht steu­erbar bezüg­lich „Fehler” oder „kein Fehler”. Und ein wei­teres Manko: Der ent­stan­dene Prüf­be­richt ist nicht auto­ma­ti­siert ver­wertbar. Es muss bei­spiels­weise für einen E‑Mail-Anhang eine “Hard-Copy” vom Bericht erstellt werden.

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Thema Ein­rich­tung

Die Docu­Ware-Funk­tion wird per Checkbox in der Con­nect-to-Mail-Kon­fi­gu­ra­tion akti­viert – grund­sätz­lich ein­fach, aber die Ein­bin­dung in bestehende Work­flows und Sta­tus­lo­giken bleibt Auf­gabe des Kunden oder Part­ners.

Der ita­rius E‑Rech­nungs-Vali­dator wird von uns ein­ge­richtet: Lizen­zie­rung, Work­flow-Kon­fi­gu­ra­tion mit Sta­tus­feld, Feh­ler­auf­gabe und bei Bedarf das Hilfs­ar­chiv für Prüf­be­richte (wobei es Ihre Ent­schei­dung ist, wel­ches Archiv genutzt werden soll) – alles pas­send zu Ihren bestehenden Pro­zessen.

Was das für Sie bedeutet?

Wer E‑Rechnungen aus­schließ­lich per Mail erhält, ist mit der Docu­Ware-Funk­tion für diesen einen Kanal gut bedient. Sobald wei­tere Ein­gangs­wege dazu­kommen oder eigene E‑Rechnungen ver­sendet werden, bleibt eine Lücke, die eine reine Post­fach-Prü­fung nicht schließt.

Auch beim Prüf­be­richt bleibt ita­rius fokus­sierter: Detail­tiefe genau dann, wenn sie zählt – im Feh­ler­fall –, statt stan­dard­mäßig „bei jedem Ergebnis.” Wer seinem Geschäfts­partner über die lapi­daren Feh­ler­mel­dungen hinaus einen struk­tu­rierten Prüf­be­richt zukommen lassen will (oder muss),  ist bei ita­rius besser bedient.

Wo die Tücken liegen, wenn sich eine Vali­die­rung auf einen bestimmten Ein­gangs­kanal beschränkt, lesen Sie hier: [Warum eine reine Post­fach-Lösung bei E‑Rechnungen zu kurz greift.].

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