DW2Win ist die Transfer-Engine von itarius, die Belege und Dokumente aus DocuWare. Sie überträgt variabel automatisiert in lokale Ordner oder Netzwerkverzeichnisse – mandantenfähig, ausfallsicher und eigenständig einsetzbar. Wer eine itarius-Schnittstelle bezieht, hat DW2Win automatisch mit dabei.
Standardfunktionen von DocuWare decken viele Anforderungen an die digitale Dokumentenverwaltung ab: Dokumente werden revisionssicher archiviert, indexiert und bei Bedarf in Workflows eingebunden.
Für die Übergabe an nachgelagerte Systeme – etwa DATEV, ein ERP oder ein lokales Ablagesystem – ist jedoch eine eigene Transferlogik gefragt. Genau diese Aufgabe übernimmt DW2Win, wahlweise als eigenständiges Tool oder integriert als Bestandteil einer itarius-Schnittstelle.
DocuWare übernimmt das automatische Speichern und Indexieren von Dokumenten direkt beim Import in das Archiv: Das System erkennt Inhalte, ordnet sie Indexwerten zu und macht sie auffindbar. Was DocuWare an dieser Stelle nicht mitliefert, ist die zuverlässige Übergabe an ein Zielverzeichnis oder ein Drittsystem. Diese Übergabe kann zudem mandantenfähig sein.
Herausforderung
In der Praxis stehen vor allem Kanzleien und Unternehmen mit mehreren Mandanten vor derselben Anforderung: Belege müssen strukturiert, nachvollziehbar und ohne manuellen Aufwand aus DocuWare in Zielordner überführt werden – bei größeren Strukturen etwa 100 Belege über 5 Abteilungen bei 20 Mandanten hinweg.
Bestehende Lösungen am Markt lösen diese Aufgabe technisch ähnlich, sind jedoch als separates Produkt zu beziehen und erfordern eine eigenständige Implementierung sowie laufende Verwaltung.
Erkennen und verarbeiten
Viele Unternehmen müssen Belege nicht nur archivieren, sondern strukturiert an nachgelagerte Systeme oder lokale Ablagen übergeben. DW2Win übernimmt diesen Transfer automatisiert, mandantenfähig und ohne separaten Verwaltungsaufwand im Tagesgeschäft.
DW2Win eignet sich beispielsweise für die Übertragung von Belegen an DATEV-Belegtransfer-Umgebungen – dem aktuell häufigsten Anwendungsfall. Das Tool funktioniert technisch aber unabhängig vom Zielsystem und der Dokumentenart.
DW2Win liefert eine mandantenfähige, ausfallsichere Transferlogik für Belege und Dokumente – automatisiert und deutlich schneller implementiert als vergleichbare Einzellösungen. Als eigenständiges Tool einsetzbar, aber ebenso nahtlos Bestandteil jeder itarius-Schnittstelle.
Die Lösung erleichtert insbesondere Kanzleien und Unternehmen mit mehreren Mandanten die Übergabe von Belegen an DATEV und andere Zielsysteme, ohne manuelle Schritte im täglichen Betrieb zu erzeugen.