Statt mehrerer Exportwege nebeneinander durchläuft jeder Beleg dieselbe Kette. Sie hat drei Glieder, und jedes erledigt genau eine Aufgabe.
1. Kontierungsinfos direkt auf dem Beleg: der IEF-Stempel. Der IEF-Stempel erweitert den Belegstempel von DocuWare und ist damit Teil der Freigabe- und Kontrollworkflows im Unternehmen. Er bringt die Vorkontierung als Tabelle auf den Beleg: Sachkonto, Kostenstelle und Betrag, Zeile für Zeile. So lassen sich auch Splitbuchungen abbilden. Der Stempel liegt auf einer Anmerkungsebene, der Beleg selbst bleibt unverändert. Wer den Beleg später öffnet, ob Buchhaltung oder Steuerberater, sieht die Kontierung direkt darauf.
2. Bereitstellung der Belegkopien: DW2Win. DW2Win stellt die für die Buchung relevanten Belegkopien bereit, mit oder ohne Stempel. Aus ihnen bedient sich die jeweilige Schnittstelle. Jeder Mandant hat eine eigene Konfigurationsgruppe, und alle Gruppen liegen zentral in einem Parameterdokument in DocuWare. Die DWDOCID im Dateinamen verbindet jede Kopie mit ihrem Original. E‑Rechnungen können im Originalformat mitgehen. Jeder übertragene Beleg wird sofort als exportiert gekennzeichnet, und was in einem Lauf nicht klappt, holt der nächste nach. DW2Win ist Teil jeder itarius-Schnittstelle.
3. Übersetzung ins Zielformat: die Schnittstelle. Die Schnittstelle übernimmt die bereitgestellten Belegkopien und übersetzt die Daten ins Format der Finanzbuchhaltung. DATEV Rechnungswesen, Sage, ADDISON und Syska erhalten Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF), täglich oder auf Anforderung. Die Verbindung wirkt aber auch zurück: Erteilt die Finanzbuchhaltung ihre Freigabe, startet in DocuWare der Exportworkflow zum Steuerberater oder zum Finanzamt. Für DATEV Unternehmen online entsteht dabei ein Paket aus Belegbild, strukturierten XML-Daten und Kontrolldatei. Der Steuerberater sieht den Beleg dort auch ohne eigene DocuWare-Lizenz.
Die Reihenfolge ist der Kern. Jeder Beleg wird einmal kontiert und einmal übertragen. Er erreicht seine Empfänger in der Reihenfolge, die die Buchhaltung vorgibt: zuerst die eigene Finanzbuchhaltung, nach deren Freigabe Steuerberater oder Finanzamt. Genau dafür sind die Schnittstellen da. Sie vernetzen DocuWare so mit den angebundenen Systemen, dass die hinterlegten Workflows im richtigen Moment starten. Kommt ein neues Zielsystem dazu, ändert sich nur das letzte Glied der Kette.
